Контроль витрат на підприємстві
![](../images/pages/ReportingExpenses1.webp)
Проблеми контролю витрат
- Контроль відповідності внутрішнім політикам
- Суттєвий «паперовий» документообіг
- Звіти, що втратилися, несвоєчасно оформлені звіти
- Різні вимоги та методи контролю у різних підрозділах
- Необхідність коректного делегування завдань звітності асистентам та заступникам топ-менеджерів
- Людський фактор
- Складності аналізу витрат та суміщення з обліковою системою
Рішення
Корпоративний портал з налаштованими електронними формами для звітності
- Доступність 24/7
- Чіткі правила доступу та рольова модель управління
- Інтерфейс адаптується під мобільні пристрої та смартфони
- Форми звітів базуються на вимогах законодавства
Автоматизований процес інтеграції з бухгалтерськими системами
- 1C
- Корпоративна система на базі Oracle («Goldmine»)
Автоматизований процес узгодження
- Поділ повноважень згідно з ролями
- Автоматизована система повідомлень (електронною поштою)
- Реалізовано матрицю заміщення (створення та погодження звітів «від імені» іншого співробітника)
- Реалізовано складні правила умовних переходів за різними критеріями (категорія витрат, сума витрат, центр витрат тощо)
Друкарські форми
- Наявність спеціальних уявлень, адаптованих для друку
- Співробітнику не треба замислюватись які документи необхідно приготувати
- Після заповнення інформації всі форми друкуються одним кліком
- Деякі частини форм та документів можуть бути заховані залежно від ролі співробітника
![](../images/pages/ReportingExpenses2.webp)
Процес узгодження витрат
- Список необхідних дій може бути синхронізований із Microsoft Outlook
- Автоматизовані повідомлення
- Регулярні повідомлення з переліком необхідних дій за період
- Інформація про звіт у формі погодження
- Узгодження можливе з мобільних пристроїв
- Функція узгодження може бути делегована
1. Створення звіту
2. Погодження звіту/закупівлі
3. Друк документів
4. Обмін інформацією з бухгалтерським ПЗ
5. Перевірка/оплата у бухгалтерії
Аналітика
- Повнофункціональна аналітика в Excel
- Дані можна легко групувати за будь-яким параметром: співробітником, типом звіту, типом витрат і т.д.
- Аналіз “Top N” (наприклад, «Топ 10 співробітників за сумою витрат на відрядження за період»)
- Ефективний моніторинг «аномалій» (Занадто високі витрати, тривалі відрядження, терміни узгодження тощо)
- Всі звіти оновлюються автоматично (тобто їх не потрібно запускати або спеціально формувати)
- Одночасний доступ для будь-якої кількості співробітників
![](../images/pages/ReportingExpenses3.webp)