Контроль затрат на предприятии

Проблемы контроля затрат

Контроль соответствия внутренним политикам

Существенный «бумажный» документооборот

Потерявшиеся отчёты, несвоевременно оформленные отчёты

Различные требования и методы контроля в разных подразделениях

Необходимость корректного делегирования задач отчётности ассистентам и заместителям топ-менеджеров

Человеческий фактор

Сложности анализа затрат и совмещения с учётной системой

Решение

Корпоративный портал с преднастроенными электронными формами для отчётности

Доступность 24/7
Чёткие правила доступа и ролевая модель управления
Интерфейс адаптируется под мобильные устройства и смартфоны
Формы отчётов базируются на требованиях законодательства

Автоматизированный процесс интеграции с бухгалтерскими системами

1C
Корпоративная система на базе Oracle («Goldmine»)

Автоматизированный процесс согласования

Разделение полномочий согласно ролям
Автоматизированная система уведомлений (по электронной почте)
Реализована матрица замещения (создание и согласование отчётов «от имени» другого сотрудника)
Реализованы сложные правила условных переходов по различным критериям (категория затрат, сумма затрат, центр затрат и т.д.)

Печатные формы

Наличие специальных представлений, адаптированных для печати

Сотруднику не надо задумываться какие документы необходимо приготовить

После заполнения информации все формы печатаются одним кликом

Некоторые части форм и документов могут быть спрятаны, в зависимости от роли сотрудника

Процесс согласования затрат

Список необходимых действий может быть синхронизирован с Microsoft Outlook
Автоматизированные уведомления
Регулярные уведомления с перечнем требуемых действий за период

Информация об отчёте в форме согласования
Согласование возможно с мобильных устройств
Функция согласования может быть делегирована

1. Создание отчёта

2. Согласование отчёта/закупки

3. Печать документов

4. Обмен информацией с бухгалтерским ПО

5. Проверка/оплата в бухгалтерии

Аналитика

Полнофункциональная аналитика в Excel

Данные можно легко группировать по любому параметру: сотруднику, типу отчёта, типу затрат и т.д.

Анализ “Top N” (например, «Топ 10 сотрудников по сумме затрат на командировки за период»)

Эффективный мониторинг «аномалий» (Слишком высокие затраты, длительные командировки, сроки согласования, и т.д.)

Все отчёты обновляются автоматически (т.е. их не нужно запускать или специально формировать)

Одновременный доступ для любого количества сотрудников